Grand Desain Arsip Elektronik: Keberlanjutan Digital Pengelolaan Arsip

Pada tanggal 16 Desember 2021, telah diselenggarakan kegiatan Kajian Grand Desain Arsip Elektronik secara daring dengan tajuk Grand Desain Arsip Elektronik: Keberlanjutan Digital Pengelolaan Arsip. Acara ini dihadiri oleh Pejabat Fungsional Arsiparis, Peneliti, dan Pranata Komputer yang memiliki latar belakang pendidikan yang beragam. Kegiatan Kajian Grand Desain Arsip Elektronik ini dilakukan dalam rangka untuk mengkaji pengelolaan arsip elektronik ini nantinya dikonsepkan sebagai skema keberlanjutan digital (digital continuity) dimana dalam skema ini terdiri dari 3 dimensi, yaitu: Bisnis; Manusia, Proses dan Teknologi; dan Informasi.

Kajian Grand Desain Arsip Elektronik pada tanggal 16 Desember ini terbagi menjadi lima sesi. Pada sesi pemaparan pada pukul 14.00 – 15.30 WIB, terdapat dua narasumber yaitu dari Ibu Perwita Sari selaku Koordinator Perumusan Kebijakan Penerapan SPBE - Kementerian PANRB dan Bapak Adila Alfa Krisnadhi, Ph.D selaku Peneliti Bidang Ontologi Fasilkom Universitas Indonesia dan Direktur Tokopedia-UI Artificial Intelligence Center of Excellence yang masing-masing berkesempatan menyampaikan perspektif terhadap tema kajian sesuai bidang keilmuan yang ditekuni.

Dalam presentasinya, Bapak Adila Alfa Krisnadhi, Ph.D memberikan perkenalan singkat terkait konsep kontinuitas transformasi digital (digitasi, digitalisasi, transformasi digital) dan visi misi dari Kearsipan Nasional Indonesia untuk menjembatani latar belakang dari keberlanjutan dari kearsipan nasional. Menurut beliau, data-data arsip tersebut belum sepenuhnya terdigitalisasi karena transkrip konten digital belum tentu tersedia secara penuh atau terhubung dengan suatu objek digital (text, gambar, audio, maupun video), URI, dan/atau metadata. Sedemikian hingga akan sulit untuk menggali informasi yang bersifat kompleks. Maka dari itu, diperlukan adanya data linking dan data integration untuk mendapatkan suatu knowledge. Untuk memudahkan proses tersebut dalam infrastruktur data, penggunaan ontologi merupakan alternatif terbaik. Ontologi sendiri mendefinisikan kosakata yang digunakan oleh semua repositori data untuk mengekspresikan data mereka sendiri.

Dalam paparannya pula, beliau memberikan beberapa contoh ontologi yang dapat digunakan yaitu RiC ontology, CIDOC-CRM, SPAR ontologies, dsb. Tentunya, banyak pihak yang dapat diuntungkan dengan mengimplementasikan model ontologi. Tidak hanya Kearsipan Nasional saja, tetapi juga melingkupi Galeri, Perpustakaan, Museum, Lembaga Pemerintahan, dan Komunitas Internasional. Digitalisasi dan digitalisasi pun dapat diwujudkan dengan mengadopsi infrastruktur data yang menghubungkan tidak hanya antar repositori, tetapi lebih dalam ke level data.

uncategorized